God kommunikasjon i omstillingsområder handler om å bygge identitet og etablere fellesskap og eierskap, skape engasjement og fremtidstro.

Innledning

Alle omstillingsområder skal ha en gjennomtenkt, klar og gjennomførbar plan for informasjon og kommunikasjon med omgivelsene. De praktiske tiltakene i planen må ikke være ressurskrevende, ettersom organisasjonen som skal gjennomføre dem, ofte er svært liten. Det er rett og slett ikke mulig å bruke mye tid på kommunikasjonsarbeid.

Styr fortellingen – og forventningene

Det er viktig å komme i gang med informasjons- og kommunikasjonsarbeidet tidlig i omstillingsperioden. Det nytter ikke å vente med dette til omstillingsorganisasjonen er på plass; prosjektorganisasjonen i strategifasen må ut og fortelle og styre forventninger fra dag én.

Ta initiativ til å fortelle! På den måten kan prosjekt- og omstillingsorganisasjonen selv ta styring over kommunikasjonen. Identifiser de ulike aktørenes forventninger – snakk med dem. Bruk tid på å informere og forklare hva som faktisk skal skje og hva som er realistisk å forvente. Vær konkret, relevant, lokal og direkte.

Omstillingsmidler er offentlige midler, og er underlagt offentlighetsloven.

Prinsipper og tiltak

Nedenfor vil vi:

1. Peke på noen prinsipper og hensyn som bør være sentrale i arbeidet med å utarbeide en informasjons- og kommunikasjonsplan
2. Foreslå noen konkrete informasjonstiltak som omstillingskommunen bør iverksette på kort sikt

Last ned mal for overordnet forankrings- og kommunikasjonsplan

Last ned mal for kommunikasjonsplan

Utfordringer i tidlig fase

Fra krise til vekst

Det er gjennom søkeprosessen ofte skapt et krisebilde av omstillingsområdet. ”Vi har fått status som vanskeligstilt”. Omstilling kan oppfattes som negativt. Kommunikasjonen i omstillingsperioden bør omdefinere dette arbeidet til noe mer positivt, for eksempel ”nyskaping”, ”utvikling”, ”vekst” eller ”satsing”.

Forventningsstyring

Gjennom forarbeidet skapes store forventninger til at omstillingsmidlene nærmest skal kunne løse alle problemer. Lokale politikere har også en tendens til å ”overselge” mulighetene i den tidlige fasen. Urealistiske forventninger kan skape stor motstand og gjøre arbeidet senere i omstillingsperioden vanskelig. Bruk kommunikasjonstiltak til å styre lokale forventninger!

Bygg nyttige allianser

Mange omstillingsorganisasjoner kommer veldig sent (eller aldri) i gang med å drive aktivt påvirkningsarbeid overfor potensielle alliansepartnere som forskningsmiljøer, investormiljøer, utflyttere, osv. Mange ”lukker seg inne” i egen kommune/region, uten å se tydelig de alliansepartnerne de vil trenge for å lykkes, og hvordan allianser kan være nyttige i kommunikasjonsarbeidet.

Gode prinsipper for kommunikasjon i tidlig fase

Avgrens og kommuniser et klart mål for omstillingen

Jo mer konkret jo bedre. Uten en klar målformulering – som er lett å formidle/selge – vil informasjonsarbeidet uansett være vanskelig. Det er målsettingen som forklarer hvorfor man må gjøre prioriteringer og fokusere innsatsen.

Si tydelig hvilke områder og målgrupper som vil bli prioritert

Omstillingsmidlene er en ekstraordinær satsing, som kommer i tillegg til det utviklingsarbeidet som allerede drives i kommunene. Midlene skal brukes målrettet, dvs. at man vil støtte enkeltsaker som kan bidra til god måloppnåelse innen rimelig tid. Det er nødvendig å gjøre prioriteringer, og det er viktig å begrunne og kommunisere prioriteringene klart og tydelig, både til involverte aktører og til lokalbefolkningen.

Vær tydelig på hvilke krav som stilles

Omstillingsarbeid er ikke fondsforvaltning: omstillingsmidlene skal være aktive utviklingsmidler. Dvs. at omstillingsorganisasjonen og de økonomiske midlene skal settes inn i utviklingsprosjekter med potensial for vekst og utvikling – i bedrifter og i lokalsamfunnet. Primært søker man å jobbe sammen med aktører som er villig til å satse egne midler og egen tid for å skape merverdi.

Kommunikasjonstiltak i tidlig fase

Her følger noen oppgaver og tiltak som vi anbefaler alle omstillingsområder å gjennomføre tidlig i omstillingsperioden, helst i løpet av første halvår:

Definer og identifiser målgrupper og alliansepartnere for kommunikasjonen

• Hvem (helt konkret: navn, organisasjon, kontaktinfo) er de mest sentrale målgruppene for kommunikasjonen?
• Hvilke arenaer kan de nås på?
• Gjennom hvilke kanaler når man dem?
• Hvem er de viktigste alliansepartnerne i kommunikasjonsarbeidet?

Etabler faste arenaer for dialog med viktige aktørgrupper i satsingen

• Årlig eierkonferanse: Det anbefales at kommunestyret inviteres til en årlig eierkonferanse, gjerne i forbindelse med behandlingen av handlingsplanen for kommende år.
• Månedlige frokostmøter med næringslivet: Det bør etableres et fast møtepunkt som er tilgjengelig for bedriftsledere og andre interesserte. Hit kan de komme for å drøfte erfaringene med omstillingen og få relevant informasjon. Kanskje kan dere også invitere eksterne innledere til å snakke om tema som er relevante og aktuelle for deltakerne. Mange har gode erfaringer med å gjennomføre dette som enkle frokostmøter til et fast tidspunkt hver måned.

Nettside

En nettside kan styrke omstillingsarbeidets selvstendige profil, og vil være en enkel og tilgjengelig informasjonskanal som er relativt lite krevende å vedlikeholde.

Forsøk å få godt besøkte nettsider i kommunene/regionen til å lenke til den nye nettsiden.

Facebook

Vi ser at stadig flere omstillingskommuner bruker Facebook aktivt. Facebook kan være godt egnet til dialog og til å skape engasjement i befolkningen.

Omstillingskommuner som ønsker å opprette en egen Facebookside, bør tenke igjennom på forhånd hvorfor de vil på Facebook, hva de ønsker å ”snakke” om der, om de har innhold og ressurser til å holde siden oppdatert og dialogen i gang (dette går ofte ikke av seg selv), hvem som skal ha ansvaret for siden og hvordan de skal håndtere evt. negative tilbakemeldinger og ufine kommentarer. Det er lurt å ha noen retningslinjer. – Lag en liten strategi for innhold og oppdatering av Facebook-siden, gi noen ansvar og mandat, og kom i gang. Lykke til!

Informasjonsfolder

Dersom omstillingsorganisasjonen har ressurser til det, kan det være en god idé å lage en enkel publikasjon med informasjon og noe redaksjonelt innhold og distribuere denne til husstander og bedrifter. På denne måten når dere direkte ut til bedrifter, befolkning og politikere både med informasjon og med samlende og identitetsskapende fortellinger. Selve arbeidet kan settes bort og kanskje delvis finansieres av annonseinntekter.

Alternativt er det fornuftig å lage en enkel informasjonsfolder i starten. Stikkord for denne bør være:

• Vi har trua
• Målet med satsingen
• Hva omstillingsorganisasjonen vil prioritere / hva midlene kan brukes til
• Hva som ikke vil bli prioritert / hva midlene ikke skal brukes til
• Hvilke krav som stilles til bedrifter, organisasjoner og personer som får støtte til omstillingsprosjekter
• Hvordan man kommer i kontakt med omstillingsorganisasjonen

Powerpointpresentasjon

Det bør lages en ”offisiell” presentasjon av satsingen, som oppdateres jevnlig. Denne bør spres til alle i styret og til nøkkelpersoner hos eier og samarbeidspartnere. Dette gir de involverte mulighet til å presentere satsingen overfor andre – på den måten man ønsker at det skal skje.

Bedriftsbesøk

Legg styremøter og lignende ute hos bedrifter i området! Kombiner dette med korte bedriftsbesøk. Slik forteller omstillingsorganisasjonen i handling at den er opptatt av bedriftene og viser dem oppmerksomhet. Samtidig gir det organisasjonen og styret verdifull kunnskap om bedriftene.